>

Secretário da ESE

>

Secretariado do CD

>

CRE - Sector de Documentação e Informação

>

CRE - Sector de Audiovisuais

>

Sector Académico

>

Sector de Contabilidade

>

Tesouraria

>

Sector de Informação e Relações Exteriores (SIRE)

>

Sector de Informática

>

Sector de Património e Economato

>

Sector de Recursos Humanos

>

Apoio Administrativo e Logístico às Actividades da ESE

>

Expediente e Arquivo

>

Serviços Gerais

Responsável:

Secretário da ESE

Atribuições:

Responsável pela Coordenação Global dos Serviços Administrativos:

• Orientar e coordenar as actividades dos serviços administrativos, superintender no seu funcionamento e dirigir a execução de todo o serviço;
• Informar todos os processos que hajam de obter despacho superior;
• Assistir tecnicamente os órgãos de gestão da ESE;
• Assegurar a boa arrumação e conservação do arquivo da Escola;
• Recolher, sistematizar e divulgar legislação com interesse para a Escola;
• Corresponder-se com serviços e entidades públicas ou privadas, no âmbito da sua competência;
• Outras funções que lhe sejam atribuídas pelo Conselho Directivo da ESE;
• Integrar o Conselho Administrativo da ESE;
• Elaborar o estudo, informações e pareceres relativos à gestão de ESE.

Horário de Atendimento:

9h30 – 12h30

Email:

Telefone:

265 710 800

Localização:

Gabinete do Secretário– Piso 0

Responsável:

Presidente do Conselho Directivo

Funcionário Afecto:

Maria José Dias

Conteúdo

Funcional:

• Serviço de Secretariado e apoio técnico-administrativo ao Conselho Directivo;
• Coordenação Local de Exames e apoio ao serviço de exames da Universidade Aberta;
• Apoio ao CAPLE – Centro de Avaliação de Português Língua Estrangeira da Universidade de Lisboa;
• Membro do secretariado da “Prova de conhecimentos de língua e cultura portuguesa” (> 23 anos);
• Gestão dos alugueres de salas e espaços;
• Gestão das visitas externas (nacionais e internacionais).

Horário de Atendimento:

9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30

Email:

mjdias@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensão 860)

Localização:

Gabinete do Conselho Directivo – Piso 1

Responsável:

Ana Maria Pessoa

Responsável intermédio:

Valentino Silva

Funcionários Afectos:

Susana Marques
Arminda Gonçalves
Natércia Massas
Flávio Massas (estagiário)

Conteúdo Funcional:

Serviço a cargo de Valentino Silva:

• Execução de tarefas ligadas ao tratamento documental das espécies (catalogação, classificação e indexação);
• Realizar as funções inerentes ao serviço da pesquisa bibliográfica, a pedido, seja através do catálogo informatizado do SDI , em catálogos externos ou em novos recursos de pesquisa, como bases de dados de texto integral;
• Realizar todas as tarefas ligadas ao empréstimo inter-bibliotecas;
• Responsável pela gestão documental no âmbito do protocolo com a Universidade Aberta;
• Realizar funções inerentes ao serviço de atendimento, de empréstimo e de apoio à sala de leitura e áreas de trabalhos de grupo;
• Execução das aquisições, incluindo as assinaturas de periódicos (nacionais e estrangeiros);
• Actualização dos conteúdos da página do SDI-CRE;
• Executar outras tarefas que lhe forem confiadas para o eficiente funcionamento do SDI;

Serviço a cargo de Susana Marques:

• Execução de tarefas ligadas ao tratamento documental das espécies (catalogação, classificação e indexação);
• Colaboração na actualização dos conteúdos da página do SDI-CRE;
• Realizar funções inerentes ao serviço de atendimento, de empréstimo e de apoio à sala de leitura e áreas de trabalhos de grupo;
• Realizar pesquisas bibliográficas, a pedido;
• Arrumação diária das espécies documentais em livre acesso na sala de leitura;
• Divulgação das novidades bibliográficas, através da digitalização dos materiais e posterior envio para a comunidade académica, através do sistema FORDIS;
• Executar outras tarefas que lhe forem confiadas para o eficiente funcionamento do SDI;

Serviço a cargo de Arminda Gonçalves:

• Gestão e controlo de existências das publicações periódicas, em base de dados informatizada, com gestão da colecção, articulando os materiais em livre acesso e em arquivo;
• Arrumação diária das espécies documentais em livre acesso na sala de leitura;
• Realizar funções inerentes ao serviço de atendimento, de empréstimo e de apoio à sala de leitura e áreas de trabalhos de grupo;
• Realizar pesquisas bibliográficas, a pedido;
• Execução de tarefas ligadas ao tratamento documental das espécies (catalogação, classificação e indexação);
• Gestão dos expositores: informações, catálogos, formação, entre outros;
• Executar outras tarefas que lhe forem confiadas para o eficiente funcionamento do SDI-CRE.

Serviço a cargo de Natércia Massas:

• Realizar as funções inerentes ao serviço de atendimento, de empréstimo e de apoio à sala de leitura e áreas de trabalhos de grupo;
• Realizar pesquisas bibliográficas, a pedido;
• Emissão de cartas e emails de aviso aos leitores e outras formas de contacto (telefónico e/ou directo);
• Gestão da base de leitores do SDI, com a actualização e a introdução de novos utilizadores;
• Impressão de listagens bibliográficas e de empréstimos);
• Realização de estatísticas periódicas, a pedido, para inclusão nos relatórios de actividades do SDI;
• Arrumação diária das espécies documentais em livre acesso na sala de leitura;
• Colocação de etiquetas de leitura óptica nas espécies documentais;
• Executar outras tarefas que lhe forem confiadas para o eficiente funcionamento do SDI.

Serviço a cargo do estagiário Flávio Massas:

• Recolha do correio;
• Carimbagem das espécies documentais (livros, revistas, jornais e outros);
• Aposição de fitas magnéticas de protecção das espécies;
• Magnetização de documentos;
• Apoio na actualização dos expositores de revistas e jornais;
• Apoio no arquivo de jornais;
• Serviço de contínuo.

Horário de Atendimento:

SDI: 8h30 – 18h30

Email:

sdi@ese.ips.pt
vsilva@ese.ips.pt
scmarques@ese.ips.pt
agoncalves@ese.ips.pt
nmassas@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensões SDI/CRE: 823 / 839 / 826)

Localização:

Sector de Documentação e Informação do Centro de Recursos Educativos – Piso 0

Responsável:

Fernando Pinho

Funcionários Afectos:

José Luís Andrade
Maria do Céu Simões

Conteúdo Funcional:

 Serviço a cargo de José Luís Andrade:

• Fotografia (registo, reprodução);
• Diaporama (registo, montagem, sincronismo, banda sonora);
• Áudio (registo, banda sonora, apoio a espectáculos e ao programa de rádio);
• Vídeo (registo, iluminação, inserção de caracteres, montagens internas e apoio a montagens solicitadas por outras instituições);
• Apoio a trabalhos dos alunos;
• Apoio às aulas;
• Apoio a Encontros/Seminários/Congressos.

Serviço a cargo de Maria do Céu Simões:

• Manutenção de equipamento;
• Atendimento (requisição de equipamentos).

Horário de Atendimento:

9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30

Email:

audiovisuais@ese.ips.pt
jandrade@ese.ips.pt
mcsimoes@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensão 817)

Localização:

Sector de Audiovisuais – CRE – Piso 0

Responsável Intermédio:

Manuela Augusto

Funcionários Afectos:

Ana Isabel Marques
Dina Chora

Conteúdo Funcional:

• Executar todas as tarefas administrativas respeitantes a inscrições, matrículas, frequência e avaliação dos alunos;
• Passar e registar certidões relativas a actos da vida escolar dos alunos;
• Passar os diplomas finais de Curso;
• Organizar e informar os processos relativos a pedidos de Transferência, Reingresso e Mudança de Curso;
• Organizar e informar os processos relativos aos Concursos Especiais;
• Elaborar as estatísticas respeitantes aos alunos.

Horário de Atendimento:

9h30 – 12h00 / 14h30 – 17h00

Email:

maugusto@ese.ips.pt
aisantos@ese.ips.pt
dchora@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensões 828 e 829)

Localização:

Secretaria – Piso 0

Responsável Intermédio:

Vera Correia

Funcionário Afecto:

Anabela Assunção

Conteúdo Funcional:

• Contabilização de Receitas e de Despesas;
• Elaboração do Orçamento e respectivas alterações orçamentais;
• Elaboração da Requisição de Fundos;
• Elaboração da Conta de Gerência;
• Inventário - Cálculo das Amortizações.

Horário de Atendimento:

9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30

Email:

veraccc@ese.ips.pt
aassuncao@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensões 886 e 832)

Localização:

Secretaria – Piso 0

Responsável intermédio:

Vera Correia

Funcionário
Afecto:

Ana Paula Neves

Conteúdo Funcional:

• Arrecadação e Registo das Receitas cobradas na Escola;
• Pagamento de despesas devidamente autorizadas através de cheque ou transferência bancária;
• Reconciliações bancárias;
• Conferência dos valores cobrados e pagos;
• Apuramento de saldos.

Horário de Atendimento:

9h30 – 12h00 / 14h30 – 17h00

Email:

veraccc@ese.ips.pt
apneves@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensão 886 e 885)

Localização:

Secretaria – Piso 0

Responsável:

Alcina Dourado

Funcionários

Afectos:

Fernanda Pereira
Alexandre Almeida
Andrea Ramos

Conteúdo

Funcional:

SIRE:
(Serviço a cargo de Alexandre Almeida e Fernanda Pereira)

• Produzir dossiers de imprensa, relatório anual de imprensa e serviço de clipping;
• Realizar a assessoria de imprensa;
• Apoio à organização de actividades de índole cultural, pedagógica, científica ou técnica nomeadamente conferências, colóquios, seminários e visitas guiadas, entre outras, exceptuando eventos de cariz oficial protocolar;
• Criar e gerir bases de dados incluindo a mailing list de entidades governamentais (em particular das tutelas), instituições locais, regionais e nacionais, com e sem parcerias ou protocolos, designadamente escolas e órgãos de Comunicação Social;
• Apoiar a participação em feiras de educação e formação, em particular nas acções junto de escolas através de stands e road shows em coordenação com o Gabinete de Imagem e Comunicação do Instituto Politécnico de Setúbal;
• Participar nas reuniões conjuntas com outros Sectores da Escola, outras unidades orgânicas do IPS, IPS e exterior em que o SIRE seja chamado a intervir.

SIRE:
(Serviço a cargo de Fernanda Pereira)

• Criar e/ou manter os meios e veículos de comunicação internos da ESE, incluindo os placares e CIV
• Apoiar a elaboração de propostas de planos de acção de relações públicas e respectivas calendarizações
• Rever materiais e suportes de divulgação e comunicação da ESE criados ou a criar (imagem institucional e procedimentos)
• Apoiar a produção, distribuição e divulgação de informação interna/externa, incluindo publicações institucionais, a edição e inserção de notícias, elaboração e gestão de conteúdos na Internet, nomeadamente a ESENEWS e ‘Em Dia com as Línguas’
• Apoio à realização de diagnósticos e estratégias de comunicação, incluindo campanhas de publicidade e marketing
• Apoiar a concepção de materiais adequados para acções de divulgação/promoção, incluindo ofertas institucionais no domínio das artes gráficas
• Providenciar serviços de cariz logístico no âmbito de eventos realizados nas instalações da Escola e no âmbito das diversas áreas de acção do SIRE
• Registo fotográfico e audiovisual de eventos realizados nas instalações da Escola ou da sua responsabilidade, ainda que no exterior
• Gestão dos registos fotográficos e audiovisuais de eventos, sua manutenção e divulgação nos suportes mais adequados
• Apoio à edição, montagem, desmontagem e divulgação de exposições realizadas nas instalações da Escola

MOBILIDADE:
(Serviço a cargo de Alexandre Almeida)

• Apoiar alunos e docentes no âmbito dos programas Sócrates/Eramus, entre outros, em particular oriundos de outros países através de programas de acolhimento em colaboração com o CIMOB e a Coordenação Eramus;
• Secretariado à disciplina de Língua e Cultura Portuguesa destinada a alunos Eramus do IPS;
• Apoiar a elaboração de documentos, nomeadamente o Plano e o Relatório de actividades anual no domínio do Eramus.

UNIVA:
(Serviço a cargo da animadora Andrea Ramos)

• Apoiar os estágios curriculares, implementando relações estreitas com entidades públicas e privadas particularmente através da realização de protocolos e sua dinamização
• Manter actualizados os meios e veículos de comunicação internos e externos afectos à UNIVA
• Estabelecer vínculos com ex-alunos nomeadamente através da identificação da sua situação laboral e necessidades ao nível da formação contínua e ao longo da vida

Horário de Atendimento:

9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30

Email:

sire@ese.ips.pt
acalmeida@ese.ips.pt
fpereira@ese.ips.pt
univa@ese.ips.pt
airamos@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensão 846)

Localização:

Gabinete SR1 – Piso 1

Responsável:

Miguel Figueiredo

Funcionários
Afectos:

Cristina Isidro da Silva
Sandra Mena Rodrigues

Conteúdo
Funcional:

Serviço a cargo de Cristina Isidro:

• Gestão e Manutenção do web site da ESE;
• Manutenção da informação veiculada nos Desktops das redes de Alunos e Docentes;
• Gestão da rede da Secretaria;
• Gestão das aplicações informáticas existentes na Secretaria;
• Apoio a docentes.

Serviço a cargo de Sandra Mena:

• Gestão da rede da Secretaria;
• Gestão das aplicações informáticas existentes na Secretaria;
• Gestão das redes de Alunos, Docentes e SDI;
• Manutenção de hardware software;
• Manutenção de cablagens em bastidores;
• Actualização de bases de dados de hardware e de software;
• Colaboração na manutenção da página web da ESE;
• Apoio a utilizadores.

Horário de Atendimento:

9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30

Email:

sinfo@ese.ips.pt
mafigueiredo@ese.ips.pt
cristinai@ese.ips.pt
sandram@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensão 842)

Localização:

Gabinete 15 – Piso 1

Responsável intermédio:

Nelson Sousa

Funcionário
Afecto:

António José Mamede

Conteúdo Funcional:

Serviço a cargo Nelson Sousa:

• Instruir e dar andamento aos processos de aquisição de bens ou serviços;
• Elaborar as Requisições Oficiais e remetê-las aos fornecedores;
• Manter em depósito o material de uso corrente indispensável ao regular funcionamento da Escola;
• Fornecer aos diversos Sectores da Escola e Departamentos os materiais por estes requisitados;
• Manutenção do Edifício – contacto com as Empresas e acompanhamento dos serviços requeridos;
• Colaboração no Inventário dos bens pertencentes à Escola.

Serviço a cargo António José Mamede:

• Fazer a verificação anual dos bens e do local onde os mesmos se encontram, utilizando o Leitor óptico;
• Fazer o levantamento das facturas dos bens a inventariar;
• Inserir os bens facturados no programa SIAG e impressão de listagens e códigos de barra com o nº de inventário para Gestão do Controlo dos bens;
• Apoio às Exposições;
• Zelar pelo aprovisionamento eficiente de consumíveis (papel e toner das máquinas fotocopiadoras/impressoras instaladas na Escola).

Horário de Atendimento:

9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30

Email:

nvsousa@ese.ips.pt
amamede@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensão 830)

Localização:

Secretaria – Piso 0

Responsável intermédio:

Ana do Carmo Lopes

Funcionários Afectos:

Manuela Silva
Dina Chora

Conteúdo Funcional:

• Inscrições e reinscrições do Pessoal Docente e Não-Docente na Caixa Geral de Aposentações ou Segurança Social;
• Preparar os processos relativos ao recrutamento, promoção, exoneração, renovação e rescisão de contratos, a apresentar ao I.P.S.;
• Manter actualizados os processos de contagem de tempo de serviço tendo em vista as mudanças de escalão ou índice dos professores e funcionários em exercício;
• Elaboração das folhas de vencimentos do Pessoal do Quadro e em qualquer outra situação, incluindo as comparticipações da ADSE;
• Estatísticas relativas ao Sector;
• Registo de faltas ao Serviço e elaboração de Mapa de férias, faltas e licenças;
• Profissionalização em Serviço: Organização do dossiê técnico-pedagógico; Apoio e atendimento a formandos e formadores; Lançamento de notas e elaboração de pautas; Elaboração dos termos de Formação; Encaminhamento dos pedidos de equivalência.

Horário de Atendimento:

9h00 – 12h30

Email:

aclopes@ese.ips.pt
mmsilva@ese.ips.pt
dchora@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensão 827 e 883)

Localização:

Secretaria – Piso 0

Responsável:

Secretário da ESE

Funcionários Afectos:

Elisa Ribeiro
Paula Afonso
Gertrudes Barradas
Sónia Amador

Conteúdo Funcional:

ACÇÕES DE FORMAÇÃO CONTÍNUA:

• Organização do dossiê técnico-pedagógico;
• Organização do dossiê financeiro.

OUTROS SERVIÇOS
a cargo de Elisa Ribeiro:

• Marcação de salas;
• Marcação das saídas do motorista.

a cargo de Sónia Amador:

• Programas de Formação de Professores nos PALOP´s;
• Programa Nacional de Ensino do Português no 1º Ciclo (PNEP);
• Formação em Língua Portuguesa para alunos do IST;
  - Serviço de secretariado inerente a estes Projectos;
  - Organização do dossiê técnico-pedagógico;
  - Organização do dossiê financeiro.

CURSOS LIVRES
a cargo de Gertrudes Barradas:

• Aceitação das inscrições dos candidatos aos Cursos;
• Controlo dos pagamentos efectuados pelos formandos;
• Passagem dos certificados dos Cursos Livres.

Horário de
Atendimento:

9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30

Email:

efribeiro@ese.ips.pt
poafonso@ese.ips.pt
gbarradas@ese.ips.pt
samador@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensão 893, 888, 831 e 884)

Localização:

Secretaria – Piso 0

Responsável:

Secretário da ESE

Funcionário Afecto:

Paula Afonso

Conteúdo Funcional:

• Proceder à recepção, abertura, registo e classificação de toda a correspondência entrada e dirigida a quaisquer órgãos ou estruturas funcionais da ESE;
• Proceder ao registo e classificação de toda a correspondência emitida pela ESE, bem como executar todos os actos necessários à sua emissão;
• Proceder ao envio de faxes e encaminhar os faxes recebidos para os destinatários dos mesmos;
• Atendimento de Público;
• Processamento de Texto.

Horário de Atendimento:

9h30 – 12h30 / 14h30 – 17h30

Email:

secretaria@ese.ips.pt
poafonso@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800 (extensão 888)

Localização:

Secretaria – Piso 0

Responsável:

Secretário da ESE

Funcionários Afectos:

António Simões de Carvalho
Isilda Cardoso
Luísa Cruz
Maria do Céu Simões
Rosília Crespo
Sílvia Guerreiro
Paula Rosa (estagiária)

Conteúdo Funcional:

Serviço a cargo de António Simões de Carvalho:

• Condução e manutenção de viaturas auto e conservação das mesmas.

Serviço a cargo de Isilda Cardoso:

• Assegurar a conservação das instalações, equipamento e mobiliário.

Serviço a cargo de Luísa Cruz:

• Ligações telefónicas;
• Distribuição de expediente;
• Recepção e envio de fax’s para os Sectores a que se destinam;
• Livraria da ESE: venda de livros e outros materiais da ESE;
• Oficina Pedagógica - atendimento, organização e manutenção dos materiais pedagógicos, registo das actividades da Oficina;
• Oficina Multimédia - atendimento, aceitação e controlo dos pedidos da utilização do equipamento portátil (computador-projector), gestão das anomalias que ocorrem nos computadores da oficina e da galeria, o que implica o pedido de intervenção dos técnicos de informática ou outros para a regularização das avarias).

Serviço a cargo de Rosília Crespo, Sílvia Guerreiro:

• Limpeza e higiene das instalações.

Serviço a cargo da estagiária Paula Rosa:

• Estagiária da Oficina Pedagógica.

Horário de Atendimento:

9h00 – 12h30 / 14h00 – 17h30

Email:

lcruz@ese.ips.pt

Telefone:

265 710 800

Localização:

Oficina Pedagógica – Piso 0